Hướng dẫn sử dụng Google Meet

Google Meet là hệ thống học/họp trực tuyến qua mạng trên nền Web được tích hợp trong bộ G-suite của Google (hiện Trường Đại học Cần Thơ được Google hỗ trợ sử dụng miễn phí), do đó cán bộ và sinh viên Trường có thể sử dụng Google meet để tổ chức các buổi học/họp trực tuyến qua mạng với số lượng người tham gia đồng thời lên đến 250 người.

I/ Cách thiết lập hội nghị trực tuyến trong Google Meet

1. Nhấp vào biểu tượng ứng dụng (trông giống như một máy quay video) để mở dashboard và bắt đầu.

Nhấp vào biểu tượng ứng dụng
Nhấp vào biểu tượng ứng dụng

2. Ở góc trên bên phải, bạn sẽ thấy biểu tượng cài đặt. Nhấp vào biểu tượng này sẽ mở cửa sổ xem hiển thị âm thanh và webcam của thiết bị để bạn kiểm tra chúng.

Nhấp biểu tượng cài đặt
Nhấp biểu tượng cài đặt

Đây là một cách tốt để đảm bảo các công cụ bạn cần để tổ chức hội nghị trực tuyến đang hoạt động.

3. Khi bạn đã sẵn sàng để tạo một cuộc họp, chỉ cần nhấp Join or start a meeting/Bắt đầu hoặc tham gia một cuộc họp.

Nhấp Join or start a meeting
Nhấp Join or start a meeting

4. Bạn sẽ được yêu cầu nhập mã cuộc họp nếu đang tham gia một cuộc họp hiện có, hoặc đặt tiêu đề cho cuộc họp mà bạn đang tạo. Nhấp vào Continue.

Nhấp vào Continue
Nhấp vào Continue

5. Trên màn hình này, một lần nữa bạn sẽ có cơ hội đảm bảo khả năng âm thanh và video của thiết bị đang hoạt động tốt. Ở phía bên phải màn hình, bấm Join now để bắt đầu cuộc họp.

Bấm Join now để bắt đầu cuộc họp
Bấm Join now để bắt đầu cuộc họp

6. Một cửa sổ với thông tin cuộc họp và liên kết Add people/Thêm người sẽ xuất hiện. Nhấp vào đây sẽ liệt kê tất cả những người trong danh bạ Gmail của bạn cùng với một trường để mời những người khác không có trong danh bạ.

7. Sau khi chọn người mời, bấm Send invitation/Gửi lời mời. Bước này sẽ gửi liên kết cuộc họp đến những người tham dự. Bạn có thể copy link để gửi cho người khác qua ứng dụng chat thay vì email.

Sau khi chọn người mời, bấm Send invitation
Sau khi chọn người mời, bấm Send invitation

8. Nếu là người thuyết trình, từ màn hình, bạn sẽ thấy các công cụ để tiến hành cuộc họp. Ở góc dưới bên phải, nhấp vào ba dấu chấm. Bước này sẽ cung cấp cho bạn tùy chọn để ghi lại cuộc họp. Bạn cũng sẽ tìm thấy tùy chọn Turn on captions (Bật phụ đề) cho các thành viên khiếm thính.

Bạn cũng sẽ tìm thấy tùy chọn Turn on captions
Bạn cũng sẽ tìm thấy tùy chọn Turn on captions

9. Ngoài ra ở phía dưới màn hình, bạn cũng sẽ thấy Present now/Trình bày ngay bây giờ. Nhấp vào đây cung cấp cho bạn tùy chọn để chia sẻ màn hình và bất cứ điều gì bạn đã hiển thị ở đó, bao gồm các bài thuyết trình và video.

Bạn có thể chia sẻ màn hình
Bạn có thể chia sẻ màn hình

10. Ở đầu màn hình, bạn sẽ thấy hai biểu tượng. Cái đầu tiên cho bạn biết có bao nhiêu người hiện đang trong cuộc họp. Nhấp vào nó sẽ cho bạn biết ai đang tham dự và họ có bị tắt tiếng hay không. Bạn cũng có thể gửi lời mời hoặc lời nhắc nhanh đến bất kỳ ai mà bạn thấy đã quên tham gia.

Biểu tượng đầu tiên cho bạn biết có bao nhiêu người hiện đang trong cuộc họp
Biểu tượng đầu tiên cho bạn biết có bao nhiêu người hiện đang trong cuộc họp

11. Biểu tượng thứ hai mở các tính năng trò chuyện. Điều này tốt cho việc theo dõi các câu hỏi được hỏi bởi những người tham gia bị tắt tiếng. Bạn cũng có thể chia sẻ tài liệu, liên kết và hình ảnh thông qua tính năng trò chuyện này.

Biểu tượng thứ hai mở các tính năng trò chuyện
Biểu tượng thứ hai mở các tính năng trò chuyện

II/ Cách mời mọi người tham gia Hangouts Meet

Nhấp vào nút Copy joining info từ cửa sổ pop-up giới thiệu sẽ lưu các chi tiết vào clipboard của PC, bạn có thể dán vào email hoặc hệ thống nhắn tin khác. Từ đó, tất cả những gì mà người được mời phải làm là sử dụng liên kết để tham gia Meet. Nếu bạn đã bỏ qua cửa sổ pop-up, thì cũng đừng băn khoăn. Bạn có thể sao chép và dán URL trong Meet từ thanh địa chỉ của trình duyệt.

Bạn cũng có thể thêm nhiều người trực tiếp từ trong Meet. Đây là cách thực hiện:

1. Nhấp vào nút People ở gần góc trên bên phải màn hình.
2. Nhấp vào Add people.
3. Nhập tên hoặc địa chỉ email tùy thuộc vào người bạn mời. Nếu họ đăng ký G Suite, bạn có thể dễ dàng tìm thấy người đó theo tên.
4. Nhấp vào Send invitation.

Nhấp vào Send invitation
Nhấp vào Send invitation

Trong tab People, bạn cũng có thể thấy danh sách đầy đủ về những người trong phiên Meet.

III/ Cách cấu hình camera, loa và mic trong Hangouts Meet

Meet nhận ra phần cứng được kết nối hoặc tích hợp vào PC và trong hầu hết mọi trường hợp, nó sẽ tự động sử dụng cấu hình mặc định. Tuy nhiên, nếu micro, camera hoặc loa không hoạt động chính xác, bạn có thể kiểm tra menu cài đặt để thay đổi đầu vào và đầu ra.

1. Nhấp vào nút Options ở góc dưới bên phải, giống như ba chấm xếp chồng lên nhau.
2. Nhấp vào Settings.

Nhấp vào Send invitation
Nhấp vào Send invitation

3. Nhấp vào menu drop-down bên dưới Microphone để chọn đầu vào âm thanh.
4. Nhấp vào menu drop-down bên dưới Speakers để chọn đầu ra âm thanh.
5. Nhấp vào tab Video.
6. Nhấp vào menu drop-down bên dưới Camera để chọn thiết bị ghi.

Bạn cũng có thể thay đổi độ phân giải gửi và nhận từ menu này. Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn sử dụng dữ liệu hạn chế hoặc có kết nối chậm.